Diferencias entre grupos eficaces y grupos ineficaces

En un equipo eficaz cada uno de los miembros del mismo tiene que ser capaz de responder a las siguientes preguntas:

• ¿Para qué estamos aquí?
• ¿Cómo estamos organizados?
• ¿Quién es el responsable y cuáles son sus funciones?
• ¿Quién está interesado en que tengamos resultados?
• ¿Cómo hacemos frente a los problemas de trabajo que vayan surgiendo?
• ¿Cómo encajamos con otros grupos?
• ¿Qué beneficios obtenemos los miembros del grupo?

Si alguno de los miembros del equipo lleva tiempo en el mismo y todavía no es capaz de responder a estas preguntas habrá que plantearse por qué, puesto que significa que no está "totalmente" integrado y por tanto el equipo en su conjunto no es capaz de es totalmente eficaz.

Por otra parte, algunos estudios apuntan que existen unas características comunes en los equipos que funcionan eficazmente, mientras que las mismas características no aparecen en los que son ineficaces. El conjunto de características son las que aparecen a continuación.

Grupos eficaces

• Predomina un ambiente informal y relajado
• Hay contribuciones de todos los miembros del equipo
• Se ha alcanzado a una comprensión y aceptación de las metas comunes
• Existe escucha y consideración hacia los demás
• Se examinan los desacuerdos
• La toma de decisiones es consensuada
• La crítica es constructiva y se acepta
• Se expresan ideas y sentimientos libremente
• Se comparte la información
• Hay una clara asignación de las responsabilidades
• El liderazgo se comparte

Grupos ineficaces

• Predomina un ambiente formal y de tensión
• Hay dominación y por tanto contribuciones escasas
• Los fines están mal entendidos y hay conflictos de intereses
• Existe falta de escucha
• Se suprimen los desacuerdos
• La toma de decisiones es prematura y sin alcanzar el consenso
• La crítica es destructiva y personalizada
• No se expresan ni ideas ni sentimientos
• Falta de conocimiento de las decisiones
• Las asignaciones no están claras
• El papel de líder se guarda celosamente

Este listado nos debe ayudar a identificar cómo funciona nuestro equipo y dónde debemos hacer énfasis para mejorar la eficacia del mismo.

Seis características de un equipo de trabajo eficaz

En el post de hoy voy a revisar un conjunto de características que definen un equipo de trabajo eficaz. En el post anterior mencionaba motivos por los que un equipo puede llegar a no funcionar. En este caso voy a dar claves para que sí funcione.

Un equipo de trabajo eficaz es un grupo de personas que cuenta con elevado nivel de energía, que utiliza positivamente, con alto grado de compromiso en el logro de unos objetivos comunes, que trabajan bien juntas, produciendo resultados de alta calidad, a pesar de las dificultades con las que se pueda encontrar.

Para llegar a este punto, el grupo de personas debe reunir ciertas características que describo a continuación:

• Se han definido unos objetivos que son aceptados y asumidos. Todos los miembros del equipo tienen claras las tareas asignadas, el trabajo que hay que hacer y cuál es la aportación de cada uno de ellos para conseguirlo.
• Existe compromiso y participación por parte de todos los miembros del equipo. El equipo confía en su capacidad para hacer las tareas que tiene asignadas y todos se sienten responsables de que el equipo funcione. Es muy importante que todos se sientan seguros para aportar e influir unos en otros en beneficio del funcionamiento del equipo.
• Existe un modelo de relación positivo. Existe una atmósfera de confianza y apoyo que favorece que los miembros compartan información ya que se entiende como un bien común del equipo y no propiedad de uno de sus miembros. Esto lleva a que exista un flujo de sugerencias, comentarios, ideas o críticas.
• Las competencias individuales están al servicio del equipo. Se reconocen tanto los éxitos individuales como los del equipo. Como cada uno de los miembros se siente valorado individualmente está motivado para ayudar a alcanzar los objetivos del grupo, por lo que existe una atmósfera de apoyo entre los miembros y con su manager o líder.
• Los miembros se sienten orgullosos de pertenecer al equipo. Los valores individuales de cada uno de los miembros del equipo, así como sus necesidades encuentras un reflejo en los valores y metas del equipo, por lo que cada elemento del grupo está satisfecho con el modo en que el equipo funciona. Los valores grupales son importantes.
• El método de trabajo es conocido y compartido. El método de trabajo se modifica y adapta a las necesidades concretas del equipo para el desarrollo de sus actividades.

Llegar a conseguir que se den todas las características no es fácil, pero es necesario trabajar en ellas en nuestro equipo y es importante que todos los miembros del grupo las tengan en mente para cumplir convertirnos en un equipo de trabajo eficaz.

10 motivos por los que los equipos no funcionan

¿Qué es un equipo? Dos o más personas que deben trabajar juntas para conseguir alcanzar un objetivo común y que cuentan con la responsabilidad suficiente como equipo para conseguir los resultados que se espera de ellos.

Si tenemos esto en cuenta, podemos pensar en 10 motivos por los que un equipo puede no funcionar:

1. No dedicar tiempo al inicio del lanzamiento del equipo. Es necesario definir cuál es el propósito del equipo y cómo los miembros del mismo van a trabajar conjuntamente para conseguir dicho propósito. Para ello hay que definir los roles, las responsabilidades, la estrategia de toma de decisiones, la estrategia de comunicación, los recursos necesarios, etc.
2. Falta de decisión en qué actividades requieren trabajar en equipo. Es necesario tomar decisiones sobre qué actividades se deben llevar a cabo conjuntamente y cuáles se deben trabajar individualmente con el fin de maximizar la efectividad del equipo ya que no todo se debe llevar a cabo conjuntamente ni individualmente.
3. Falta de responsabilidad colectiva. El éxito de un equipo pasa por que cada uno de los miembros del mismo debe sentir que es responsabilidad suya que el equipo funcione y eso se traduce en que deben ser responsables hacia el propio equipo, hacia los demás, hacia el líder del equipo y hacia el cliente del proyecto. Los equipos deben estar basados en la confianza mutua entre los miembros del equipo, y no en las relaciones de poder que puedan existir.
4. Falta de recursos para llevar a cabo la tarea asignada. Para poder completar con éxito las tareas que se asignan al equipo es necesario que cuente con los recursos necesarios, tanto de personas, recursos materiales, equipamiento necesario, etc. Sin embargo, muchas veces se nos olvida que uno de los recursos críticos es el tiempo y no sólo el requerido para poder completar la tarea sino que en numerosas ocasiones el equipo requiere de tiempo para adquirir las competencias necesarias para poder llevar a cabo la tarea asignada, como ya comenté en un post anterior [link al post de las cuatro fases], y tiempo para practicar con esas competencias de modo que su aplicación sea lo más efectiva posible.
5. Falta de liderazgo efectivo y/o compartido. El líder del equipo debe coordinar los recursos para que estén disponibles en el momento en que se necesitan y los esfuerzos vayan en la dirección apropiada para la consecución de los éxitos. Un equipo nunca carece de líder. Aunque en algunos casos no haya un líder formal siempre hay personas que de forma más o menos natural ocupan esos espacios de liderazgo en momentos diferentes en función de las necesidades del equipo.
6. Falta de mecanismos para conseguir la excelencia del equipo. Los equipos eficientes llevan a cabo las acciones que se deban tomar y no esperan direcciones. Son capaces de buscar ayuda cuando la necesitan, encontrar los mecanismos para superar las barreras y las carencias que tienen y por tanto buscan constantemente cómo mejorar.
7. Falta de planificación. No hay que crear equipos simplemente porque eso es lo que hay que hacer. Cuando se crea un equipo se debe tener definida una estrategia para que funcionen como equipo. Se debe compartir la información, formar al equipo y dar tiempo para que el equipo cuaje y funcione como conjunto. Simplemente juntar a un grupo de gente no implica que vayan a trabajar en equipo.
8. Falta de soporte por parte de los niveles de gestión. En algunos casos el manager no ofrece soporte al equipo, simplemente ejerce control sobre el mismo, pero no le da las herramientas adecuadas (recursos) para poder operar.
9. Incapacidad para gestionar los conflictos. La formación sobre cómo gestionar los conflictos suele ser escasa en las empresas, lo que implica que cuando alguien se tiene que enfrentar a un conflicto puede no saber cómo hacerlo y preferir evitarlo, lo que puede tener peores consecuencias que enfrentarse a él.
10. Falta de formación sobre las habilidades necesarias para trabajar en equipo. Esta falta de formación puede llevar a que una persona no sepa trabajar en equipo. Dichas habilidades incluyen la comunicación, la toma de decisiones, el establecimiento de prioridades, etc. Para poder trabajar en equipo también es necesario adquirir esas competencias.

Más Allá del Trabajo en Equipo

Desde hace algún tiempo se dice que los managers tienen que combinar el talento y las habilidades de las personas con las que cuenta para conseguir sinergias que porporcionen equipos de alto rendimiento.

Las estructuras jerárquicas van a tener cada vez menos importancia. El conocimiento o la compentencia no pueden ser "propiedad" de unas pocas personas en una empresa ya que los retos a los que se enfrentan son cada vez más complejos y requieren de la participación de más personas con puntos de vista difenrentes.

Algunos de los beneficios del trabajo en equipo son:

• Poder abordar y completar proyectos de gran escala. Muchos proyectos son demasiado complejos para que los aborde una única persona. Es importante trabajar en equipo.
• Desarrollar más y mejores soluciones. Cuatro ojos ven más que dos y cuando varias personas abordan un problema, la diferencia de perspectivas puede enriquecer las soluciones.
• Ampliar la red de contactos. Trabajar en equipo nos permite interaccionar más con las personas que tenemos a nuestro alrededor.

El chiste dice que "Lo importante no es saber, sino tener el teléfono del que sabe". Esto es conocimiento colectivo. A ello yo añado que además de tener el teléfono del que sabe es importante que esté en tu red de contactos para que pueda colaborar contigo y ayudarte a resolver tu problema. Y esa red de contactos hay que alimentarla constantemente.

¡Propongo ir más allá de la cultura de equipos!. Los equipos han sido el vehículo para mover las organizaciones hasta hoy, porque dentro de un equipo que estuviese bien entranado se obtenían mejores resultados, se adquiría competencia más rápidamente y se conseguía implantar cambios de forma más fácil que en las estructuras tradicionales.

Pero, ¿por qué debemos limitarnos al equipo que tenemos en nuestra organización? La colaboración cross-organizacional puede multiplicar considerablemente los efectos del trabajo en equipo.

Está claro que dentro de una organización hay que preservar cierta competencia y habilidades para mantener tu posición en el mercado, pero se puede llegar a acuerdos con otras (formalizar la red de contactos) de modo que igual que las personas en una red social "colaboran" también lo puedan hacer las empresas.

Aunque parece que estoy hablando de una utopía, la Innovación abierta (Open Innovation en terminología anglosajona) es un ejemplo de ello.