viernes, 21 de octubre de 2011

Ocho errores típicos en las presentaciones

Estos días estamos ensayando las presentaciones para un macro evento profesional.

Me llama poderosamente la atención la dificultad que tenemos en general los ingenieros (y mucha otra gente) para comunicar, y sobretodo para comunicar valor.

Aquí os dejo algunos de los errores más típicos que nos estamos encontrando estos días:

  1. Una mala apertura. La apertura es crucial. Tienes menos de un minuto para captar la atención de la audiencia. Si en ese corto tiempo no consigues hacerlo, los habrás perdido para toda tu presentación, da igual que dure 6 minutos, 20 minutos o 2 horas. Y sobretodo centra el tema de la ponencia al principio, porque si alguien se siente perdido en ese primer momento, lo estará hasta el final. ¡Estos días he visto como alguna gente consume la mitad del tiempo destinado a su presentación antes de mencionar por primera vez de qué va su charla!
  2. No utilizar mecanismos para ir enganchando a la audiencia periódicamente. Por muy buenos oradores que seamos, es posible que algunas personas de la audiencia desconecten en momentos determinados. Asegúrate de enviar lazos de vez en cuando para que esa parte de la audiencia reconecte con tu charla.
  3. Transparencias con infinidad de ideas y sobretodo con infinidad de texto. Tu audiencia tiene que decidir transparencia a transparencia qué quiere hacer, escucharte o leer. Si decide escucharte, todo ese texto de las transparencias no le aporta nada, más bien le desconcentra. Si por el contrario decide leer tus transparencias, ¡puedes bajarte del estrado, sobras allí arriba! Encárgate de no sobrar, de lo contrario, poca gente volverá a acudir a tus futuras charlas.
  4. Contar hasta el más mínimo detalle (a ser posible técnico cuando está orientado a una audiencia generalista) en el mínimo tiempo. No hace falta contar cada una de las actividades que has realizado para llegar al resultado final. Generalmente las presentaciones deberían contener una introducción o puesta en contexto, un cuerpo y unas conclusiones o un cierre. No aburras a la audiencia, porque eso ayudará a que desconecten.
  5. Carecer de hilo conductor, e ir saltando de tema en tema. Es frecuente ir saltando en nuestro discurso entre las distintas partes del contenido que queremos presentar, y dado que tenemos toda la información en la cabeza es posible que para nosotros tenga sentido lo que estamos contando, pero no así para aquellos que  nos están escuchando. Por tanto, aprovecha a definir un hilo conductor de todo lo que quieres contar cuando prepares la presentación.
  6. Hablar atropelladamente. Si no tienes suficiente tiempo para contar todo lo que debes explicar puede ser por dos motivos, te han asignado poco tiempo o realmente no has analizado bien lo que debes contar. No por emitir más palabras por minuto vas a tener una audiencia más satisfecha (de hecho, se puede dar el caso contrario que estreses a la audiencia y dejen de escucharte como mecanismo natural de defensa). Es mejor contar pocas cosas y bien que muchas y mal. Menos es más.
  7. Hablarle a la pantalla y no mantener contacto visual. La pantalla no te escucha y los que están a tu espalda te oyen bastante peor que la pantalla que está frente a ti. Dirígete a la audiencia, háblale frente a frente y no leas las transparencias.
  8. Un mal cierre. ¿La audiencia sabe que has terminado tu charla porque dices "y eso es todo"? ¿o dices "y para terminar..." y sigues hablando 10 minutos más? Un mal cierre puede estropear todo el buen trabajo que hayas hecho antes, así que procura dedicarle el tiempo que se merece.


Si ya cuando íbamos al colegio nos explicaban aquello de introducción, nudo y desenlace, ¿por qué no seguir aplicándolo? Una buena apertura que capte la atención. Un cuerpo interesante, ordenado, con sentido, contado y no leído, con frecuentes cambios de entonación, pausas y citas, referencias o cualquier otro recurso que permita volver a captar la atención del público. Y un cierre contundente que destaque aquello que quieres que recuerden por lo menos los próximos 5 minutos después de que tu hayas acabado de hablar.

Y por favor, si haces un ensayo de tu charla con un conjunto de personas voluntariosas que quieren que tu presentación sea un éxito y comunique valor, ten en consideración los comentarios que te hacen. Si te mantienes en tus errores, tendrán la sensación de haber perdido su precioso tiempo y en sucesivas ocasiones no querrán ayudarte. Y piensa que si ellos oyen la presentación por primera vez, tendrán el mismo tipo de opinión que aquellas personas a las que va realmente destinada tu charla, por lo tanto, son opiniones tan válidas como la tuya propia a la hora de configurar esa presentación.

Por tanto, prepara esa presentación como te gustaría que te la contasen si no supieses de qué va el tema, y ¡felicidades a todos aquellos que no cometéis todos esos errores!

martes, 28 de junio de 2011

La pregunta básica de PNL

En Programación Neuro-Lingüística (o PNL) el lenguaje tiene especial relevancia, y a la hora de utilizarlo, hay que poner un especial esmero. Además las preguntas en PNL, igual que en el coaching, tienen un lugar destacado.

Las primeras preguntas que nos podemos plantear cuando iniciamos un proceso de cambio y que son habituales en Coaching o en Programación Neuro-Lingüística (PNL) por ser de gran utilidad son dos:
  • ¿Qué quieres conseguir? (o ¿qué quiero conseguir?)
  • ¿Cómo sabrás reconocer que has conseguido eso que querías? (o ¿cómo sabré reconocer que he conseguido mi objetivo?)
A partir de ahora utilizaré la versión en primera persona (¿qué quiero conseguir?), por simplicidad.

La primera de esas dos preguntas (¿Qué quiero conseguir?) tiene connotaciones adicionales que conviene mencionar. El cerebro humano está completamente adaptado a la consecución de objetivos. Por ello, esa definición de objetivos es tan relevante. Hará que me ponga "manos a la obra" y que dedique todos mis esfuerzos a conseguirlos. Por tanto, tanto en nuestra vida profesional como en la personal debemos "fijarnos" objetivos con cierta frecuencia, para no vagar sin rumbo.

Muchas organizaciones ya establecen objetivos (anuales, semestrales, mensuales, dependiendo del perfil del puesto que desempeña la persona a la que aplican esos objetivos) y relacionan el salario con el cumplimiento de dichos objetivos.

También hay muchas personas que en nuestra vida privada nos fijamos determinados objetivos ya que nos ayuda a fijar un rumbo, a fomentar una motivación, etc.

Volviendo al tema de la importancia de poner esmero a la hora de utilizar el lenguaje, es importante que esos objetivos se fijen con una connotación positiva. En lugar de decir "Quiero perder peso" conviene establecer "Quiero estar más saludable/mejorar mi imagen alcanzando mi peso objetivo de X kg".

La primera de las frases incluye la palabra "perder" que tiene connotación negativa puesto que nadie quiere perder nada (aunque tradicionalmente le hayamos dado sentido positivo si va asociada a "peso": "perder peso"). En la segunda opción para fijar mi objetivo, busco el refuerzo positivo del objetivo de dos formas; mediante la idea de estar más saludable, mejorar la imagen o cualquier otra y mediante la idea de alcanzar un objetivo, que en este caso es un peso de X kg.

Con este párrafo ya he introducido la segunda de las preguntas que citaba al inicio del post. ¿Cómo sabré reconocer que he conseguido ese objetivo?. No es lo mismo decir "Quiero perder peso", que decir "Quiero llegar a pesar X kg". En el primero de los casos, ¿cuándo me debo dar por satisfecha?, ¿cuando haya perdido 15 kg?, ¿cuándo haya perdido 500 gramos? Dependerá de cada persona y por tanto todo aquel que deba fijarse ese objetivo (o cualquier otro) también deberá establecer cuándo lo ha alcanzado.

Obviamente, quedan más preguntas, que nos permitirán cerrar la definición, como por ejemplo, ¿en cuánto tiempo quiero alcanzar ese peso de X kg?, ¿qué acciones voy a llevar a cabo para poder alcanzar mi objetivo?, etc. Pero esas preguntas vendrán a continuación.

Lo importante en una primera fase es fijar ese objetivo de forma positiva, y establecer cuándo nos debemos dar por satisfechos con la consecución de ese objetivo.

Y para poder poner nuestro cuerpo y nuestra mente en acción y en la actitud adecuada conviene "visualizar" nuestro éxito. Si, volviendo al ejemplo de alcanzar un determinado peso, soy capaz de verme en mi nuevo cuerpo, con un fantástico vestido o traje chaqueta o con un bikini estupendo en la playa (ahora que ya ha empezado el verano) le estaré mandando una serie de mensajes positivos a mi cerebro que me ayudarán a que se ponga de mi parte en la consecución de ese objetivo.

La clave está en "programar" nuestro propio cerebro para conseguir aquello que queremos y estos son los primeros pasos que debemos dar.