Cinco claves para facilitar el proceso de delegación

En el post anterior mencionaba que es vital priorizar en función de la importancia de las cosas y no de la urgencia. Pero ¿qué sucede si estamos inmersos en una rueda de presión y nos llega una nueva tarea o alguien de nuestro equipo nos viene con un nuevo problema? ¿cómo actuamos? Según vimos deberíamos analizar su importancia y su urgencia para actuar en consecuencia. Pero, ¿realmente debemos quedarnos con esa tarea o ese problema?

En situaciones de mucha presión, puede llegar a parecer mucho más sencillo asumir nosotros mismos las tareas y resolver los problemas (o proponer la solución) que hacer el coaching correspondiente al miembro de nuestro equipo que debe asumir la tarea o resolver el problema (y por tanto ayudarle a que evolucione). En los casos en los que el problema nos lo ha "traído" una persona de nuestro equipo esta forma de operar nuestra implicará que cada vez que tenga un nuevo problema acudirá a nosotros para que le demos la solución rápida.

En la sociedad actual, cada vez hay más presión en los líderes y en los equipos para generar rápidamente resultados medibles. Además hay que juntar esto con el temor que pueden sufrir algunos managers de parecer prescindibles si delegan demasiadas actividades a su equipo.

Si además has "ascendido" a manager tras actuar durante un tiempo como un "colaborador" muy efectivo es todavía más difícil delegar puesto que estabas acostumbrado a gestionar tu mismo los problemas, por lo que tu reto es todavía mayor.

Pero en un entorno en el que la gestión del conocimiento es crucial, resulta muy importante conseguir que las personas que forman un equipo sean capaces de asumir las tareas y resolver los problemas con los que se enfrentan, sin tener que acudir siempre a su manager. La evolución profesional vuelve a ser la clave.

A continuación describo cinco claves para facilitar el proceso de delegación:

1.- Toma las riendas. Deja de pensar que solo tu puedes resolver de forma rápida y eficiente ese problema o esa tarea. ¡Y actúa!. Ayuda a tu equipo a evolucionar para que puedan asumirlas ellos. Los líderes gestionan sus equipos para que estos puedan mejorar su capacidades y asumir nuevas tareas. Si haces micro management, les envías el mensaje de que los prescincibles son ellos.

2.- Pregunta, no impongas. Cuando alguien te venga con un problema, en lugar de intentar resolverlo, trata de conseguir que proponga una solución. Del mismo modo, si tienes que delegar una tarea, no propongas la solución a la persona a la que se lo asignas. En lugar de dictar órdenes, haz preguntas abiertas del tipo "Y ¿tu que propones hacer?", "¿qué crees que ha causado ese problema?", "¿qué aspectos deberíamos considerar para implementar la solución que propones?" o "¿cómo se ha abordado este problema en casos similares?". Además con sus opiniones podrás explorar las diferentes ramificaciones de cada idea y te asegurarás que no te dejarás ninguna importante en el tintero. Es vital averiguar cuánto han pensado en su respectivo problema y fomentar que la próxima vez que acudan a ti ya hayan pensado ese tipo de preguntas, y sea más fácil y rápido resolver el problema o quizás sólo busquen una "bendición" o tu respaldo a la solución que han pensado.

3.- Adecúa las tareas a las personas. Cuando delegues, asegúrate de que le asignas la tarea a alguien que puede asumirla o a alguien que le vaya a permitir evolucionar. Trata los posibles problemas que se han generado (y que ahora quieren que tu resuelvas) como oportunidades de crecimiento. Y sobretodo explica por qué le "devuelves" su problema o les asignas una nueva tarea para que lo resuelvan ellos mismos. Procura también asignar ciertas tareas a las personas que les gusten ese tipo de tareas. La gente con pasión no necesita supervisión.

4.- Fomenta que cada miembro de tu equipo se sienta cómodo para ofrecer sus propuestas. De ese modo conseguirás que tomen conciencia de que lo que están haciendo realmente les pertenece y por tanto reportarán menos problemas a su responsable. Y si vienen con ellos (con los problemas), les debes ofrecer la posibilidad de que te aporten sus propias propuestas, revísalas y dales la posibilidad y la autoridad para aplicarlas.

5.- Asigna recursos a las personas. Y obviamente, si vas a devolverle la tarea a la persona de tu equipo que la traía, asegúrate de poner a su disposición los recursos (personas, herramientas, información, oportunidades de desarrollo) para que pueda solventar el problema que te ha planteado. No hay nada más triste que ver como alguien te devuelve el problema, pero no hace nada para ayudarte a que consigas resolverlo. A veces ponerle en contacto con una persona que le puede facilitar la resolución puede ser una gran ayuda.


Si quieres facilitarte el proceso de delegación, acostúmbrate a no asumir todas las tareas y fomenta que tu equipo se sienta con la capacidad y la autoridad para asumirlas, hacerlas suyas y afrontarlas.