miércoles, 15 de diciembre de 2010

3+3 elementos que dificultan la gestión de nuestro tiempo

Llevo unos días escribiendo sobre establecer prioridades para organizarnos mejor, delegar tareas, etc. y quizás algunas de las primeras cosas que deberíamos preguntarnos es ¿somos eficientes en la gestión de nuestro tiempo?, ¿somos dueños de nuestra propia agenda? ¿dedicamos tiempo a organizarnos antes de ponernos a trabajar?, o ¿somos coherentes (o nos dejan serlo) con la planificación que nos hemos asignado?

Frente a todas estas preguntas hay una enmascarada: ¿Tenemos fugas de tiempo?

A continuación os presento algunos elementos relacionados con nuestra forma de trabajar que permiten que el tiempo se nos escape y propongo alguna posible solución. Obviamente la lista se podría incrementar considerablemente, pero si conseguimos identificar y luchar contra unas cuantas, estaremos en el camino de ganar la batalla a esas fugas.

1.- Falta de planificación. Si no somos capaces de valorar los beneficios que nos aporta, no planificaremos (porque no podemos gestionar nuestro tiempo para planificar). Para contrarrestarlo, deberíamos pensar que la planificación es una inversión, consume tiempo pero al final del día nos permite consumir menos tiempo.

2.- Intentar llegar a todo. Nos podemos encontrar con el hecho de no tener un foco definido, que constantemente estemos cambiando las prioridades o que no seamos capaces de establecerlas. Para controlar este factor hay que aprender a decir que NO. No podemos llegar a todo y en algunas ocasiones debemos "devolver" los problemas a quien nos los plantea, como comentaba en el post anterior. Del mismo modo os invito a leer el post sobre establecimiento de prioridades.

3.- Actuar con prisa. Si llevamos prisa nos centraremos solo en dedicar tiempo a los temas urgentes, por ello no tendremos tiempo de planificar con antelación, y deberemos atacar nosotros mismos todos los temas que nos lleguen, lo que implicará que deberemos actuar con prisa. ¿cómo salimos de este círculo vicioso? Si diferenciamos entre lo urgente y lo importante no dedicaremos tiempo solo a lo urgente, si además nos tomamos nuestro tiempo en planificar con antelación podremos dedicar tiempo a las cosas importantes que no son urgentes (para evitar que en algún momento se conviertan en importantes y urgentes), por lo que podremos actuar en algunas de ellas sin prisas, y si además conseguimos delegar algunas tareas habremos roto el círculo vicioso por varios puntos.

Y también hay factores que dependen de nuestra forma de actuar en nuestras relaciones con los demás:

1.- Llamadas telefónicas. Se breve y conciso. Imponte una autodisciplina. Piensa que no solo estás consumiendo tu tiempo, sino también el de tu interlocutor. En las llamadas de grupo, piensa en la cantidad de tiempo que la empresa "invierte" (multiplica el tiempo por el número de personas involucradas).

2.- Conversaciones en tu puesto de trabajo. Igual que el anterior se breve y conciso. Y a ser posible no las mantengas en tu puesto de trabajo. Por dos motivos: Al estar sentado en tu mesa parece que estás dedicando el tiempo necesario a esa conversación. Si estás en otro sitio (por ejemplo una sala de reuniones), tarde o temprano te parecerá que llevas "mucho rato" fuera de tu puesto de trabajo y puedes llegar a sentir la necesidad de volver a esas tareas que tienes que desarrollar con prisa. Pero además piensa en toda la gente a tu alrededor a la que puedes estar molestando con tu conversación (tema que cada día puedo comprobar en mi puesto de trabajo).

3.- Reunionitis. Sí, he escrito reunionitis. Se comenten bastantes errores habitualmente. Tener reuniones que sabemos cuándo empiezan, pero nunca cuándo van a terminar. Invitar a personas que no es necesario que asistan. O simplemente invitar a personas para hacer bulto (Inciso: Recuerdo que yo tuve un jefe que cada vez que teníamos una reunión con gente de otros departamentos o de fuera de la empresa lo que más le preocupaba era saber cuántos venían de la otra parte para nosotros ser por lo menos uno más). No enviar una agenda con los temas y los tiempos antes de la reunión, no ajustarse a los tiempos asignados o simplemente no cubrir todos los temas por los que se necesitará una nueva reunión.

Es probable que todos nos sintamos identificados con alguno de los puntos mencionados. Podría seguir listando muchos más, pero lo importante es que cada uno de nosotros identifique cuáles son, en su caso, los elementos o las actitudes que permiten las fugas de tiempo y cómo se puede actuar para minimizarlas.

Os animo a que reflexionéis, las escribáis y busquéis una forma de reducirlas.

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