Establecer prioridades basadas en Importancia y Urgencia

Una de las tareas más difíciles de llevar a cabo cuando estamos desbordados es establecer prioridades entre las tareas. Paradójicamente, cuando más lo necesitamos es cuando más difícil nos resulta hacerlo. Y hay un momento en el que debemos tomar las riendas de nuestra propia agenda.

Hace algunos años, recuerdo que yo estaba desbordada en el trabajo por el gran número de temas que debía gestionar. Lo había puesto en conocimiento de mi jefe en numerosas ocasiones y un día me propuso ir a comer con él.

El mensaje que me lanzó durante la comida fue el siguiente: "Llevas algún tiempo insistiendo en que el número de tareas que tienes asignadas es elevado y que deberíamos hacer algo en consecuencia. Por ese motivo he decidido que además te encargues de todos estos temas adicionales". Y me enumeró la lista de "nuevas tareas".

Yo al principio pensé que estaba de broma, pero entendí que no era así cuando continuó diciendo: "Dentro de una semana quiero que me des un plan de acción de cómo vas a abordar el global de tareas que tienes ahora".

Mi volumen de trabajo se incrementó todavía más y de forma considerable los primeros días (debía ponerme al día con las nuevas asignaciones). Pero pronto decidí que debía establecer unas prioridades a largo plazo para centrar mi actividad.

Si en lugar de establecer prioridades hubiese decidido trabajar más rápido o todavía más horas, probablemente hubiese puesto en gran riesgo el rendimiento global e incluso mi salud.

Un punto a tener en cuenta desde el inicio es la diferencia entre Importancia y Urgencia. Los temas clave se deben poner en primer lugar, y todo lo demás aparecerá en los siguientes puestos de la lista. Es como si tuviésemos que colocar rocas, arena y agua en un recipiente. Primero colocaremos las rocas (los temas importantes), y cuando parezca que ya no caben más podremos añadir la arena que se irá colocando en los huecos, y nuevamente cuando ya no quepa más, verteremos el agua hasta que el recipiente esté completo. Visto de otro modo, si ponemos primero el agua y a continuación queremos poner las rocas, o permitimos que estas desalojen el agua o no podremos añadirlas.

Los objetivos de máxima prioridad se deben abordar primero y el resto de tareas se irán cumplimentando en orden desdencente de importancia.

Los expertos en gestión sugieren utilizar una matriz dos por dos para identificar las tareas de alta prioridad. Esto nos da cuatro cuadrantes que son los siguientes:

II. Tareas Importantes pero NO Urgentes	I. Tareas Importantes y Urgentes
IV. Tareas NO Importantes y NO Urgentes	III. Tareas NO Importantes pero Urgentes

Una vez que se rellena esta matriz, parece que es mucho más fácil gestionar aquello con lo que nos enfrentamos. Y es mucho más sencillo abordar en primer término las tareas importantes.

Por ejemplo, ¿voy a dedicar un segundo de mi escaso tiempo a tareas que ni son importantes ni son urgentes? o, si las tareas son urgentes, pero no importantes, ¿por qué no traspasárselas a alguien de tu equipo que deba "evolucionar"? como mencionaba en un post anterior mío (al comunicar esta decisión habrá que hacer énfasis en que al asignar estas tareas a una persona del equipo estamos intentando que evolucione, y no traspasando un "marrón").

Lo importante es decidir cuáles son las tareas importantes y dedicarles el máximo de tiempo, asegurando que haya tiempo a esas "Importantes pero NO Urgentes", porque si no lo hacemos, en algún momento se convertirán en "Importantes y Urgentes".

Cuanto más tiempo dediquemos a las tareas "Importantes pero NO Urgentes", más control tenemos sobre nuestra agenda, ya que deberemos consumir menos esfuerzo a "apagar fuegos". Pero hay que tener en cuenta que deberemos luchar contra el sentimiento de culpabilidad por "bajar el ritmo" y dedicarnos a tareas no urgentes, sabiendo que estamos invirtiendo tiempo en conseguir situar todas las tareas importantes en el cuadrante "Importantes pero NO Urgentes".